SKU là gì? Cách đặt mã SKU giúp quản lý hàng hóa hiệu quả

Mã SKU là gì? Cách đặt mã SKU sản phẩm như thế nào để dễ dàng tìm kiếm, theo dõi, giúp bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả? Đây là những câu hỏi mà các chủ shop thường đặt ra khi bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh. Bài viết sau đây sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc trên.

Mã SKU hay Stock-Keeping Unit nghĩa là "Đơn vị lưu kho". Trong quản lý hàng hóa, SKU là một dạng quy ước giúp phân loại mặt hàng để bán, bao gồm các thông số, thuộc tính của sản phẩm đó để phân biệt với các sản phẩm khác.

SKU sản phẩm là gì? Đối với một sản phẩm, những thuộc tính có thể đặt trong mã SKU bao gồm: loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, vật liệu, kích thước, màu sắc, bao bì, và các chính sách bảo hành. Chính vì vậy, mã SKU là 1 yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý hàng hóa và quản lý tồn kho.

Mã SKU là gì?

2. Tại sao phải đặt mã SKU sản phẩm?

Không phải ngẫu nhiên mà mã SKU là trường thông tin bắt buộc khi thêm 1 sản phẩm trên Sapo. Mã SKU cũng không phải là 1 dãy ký tự vô nghĩa mà chúng sẽ giúp bạn rất nhiều trong các nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa.

• Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn nhanh chóng định danh sản phẩm để bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả
• Mã SKU khác nhau giúp phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau
• Mã SKU giúp phân biệt cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau
• Hạn chế tình trạng hết hàng hoặc thất thoát trong quá trình quản lý tồn kho
• Mã SKU là điểm liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bán hàng đa kênh
• Quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng

Tạo mã SKU để làm gì?

3. Cách đặt mã SKU để quản lý hàng hóa hiệu quả

Cách đặt mã SKU không quá phức tạp, chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin mà bạn muốn đưa vào mã SKU.

Một số thông tin mà bạn nên đưa vào trong mã SKU bao gồm:

• Thương hiệu
• Chi nhánh
• Danh mục sản phẩm
• Loại sản phẩm
• Phiên bản sản phẩm
• Size số
• Màu sắc
• ...

Cách đặt mã sản phẩm khoa học

Các trường thông tin trên cần đặt theo 1 thứ tự nhất quán trong mã SKU. Độ dài SKU không giới hạn, chỉ cần bạn sắp xếp sao cho dễ hiểu và dễ nhớ.

Bạn nên sử dụng kết hợp cả chữ và số để dễ dàng phân tách giữa các trường thông tin.

Ví dụ: NF12G318SG

Trong đó, 2 chữ cái đầu tiên thể hiện thương hiệu, 2 chữ số tiếp theo là dòng sản phẩm, chữ cái ở giữa là danh mục sản phẩm, 3 số tiếp theo là loại sản phẩm và 2 chữ cái cuối cùng thể hiện chi nhánh

Trong trường hợp bạn đặt mã SKU toàn bộ là chữ cái hoặc số thì cần quy định mỗi trường thông tin là 1, 2 hay 3 ký tự hoặc sử dụng dấu (-) để phân tách các trường thông tin.

Ví dụ: NFDAGMDTSG hoặc NF-DA-GM-DT-SG

2112373842 hoặc 21-12-37-38-42

Trong đó cứ mỗi 2 ký tự chữ cái hoặc số là 1 trường thông tin

Với cách đặt mã SKU như vậy, mã SKU sẽ không trở thành những chữ số vô nghĩa, vô thưởng vô phạt mà bạn có thể đọc ra trong đó rất nhiều thông tin về sản phẩm.

4. Những lưu ý về cách đặt mã SKU

4.1. Tạo mã SKU của riêng bạn

Mặc dù, khi thêm 1 sản phẩm mới, Sapo sẽ tự sinh mã SKU cho sản phẩm đó nhưng bạn nên tự đặt mã SKU. Nhiều chủ shop ngại đặt mã SKU hoặc đặt mã bằng cách thêm tiền tố, hậu tố vào mã SKU của nhà cung cấp, thậm chí dùng luôn mã của nhà cung cấp. Mã SKU là mã quản lý sản phẩm nội bộ, vì vậy hãy tạo ra mã SKU của riêng mình để tự quản lý.

4.2. Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU

Làm sao để biết nên đưa những thông tin gì vào mã SKU? Sắp xếp như thế nào cho dễ nhớ? Đơn giản thôi, giống như khi bạn phân loại sản phẩm thì làm tương tự như vậy.

Ví dụ 1 sản phẩm laptop, bạn hãy bắt đầu bằng danh mục sản phẩm là “Đồ điện tử” bạn ký hiệu là E, tiếp tục đến loại sản phẩm là “Laptop” ký hiệu là L, sau đó đến thương hiệu, ví dụ là máy tính HP thì bạn ký hiệu là HP, tiếp theo đến kích thước màn hình là 14” ký hiệu là 14, cuối cùng là core i5 ký hiệu là i5… Cứ như vậy, bạn sẽ có 1 mã SKU cho sản phẩm Laptop HP 14” core i5 là: ELHP14i5.

Nên tuân thủ quy tắc đặt từ danh mục từ lớn đến nhỏ cho tất cả các mã SKU, như vậy khi nhìn bất cứ mã SKU nào bạn cũng sẽ dễ dàng định danh được sản phẩm đó nhanh chóng.

4.3. Đừng tham lam quá nhiều thông tin

Đặt mã SKU có ý nghĩa không có nghĩa là bạn nhồi nhét đủ thứ thông tin vào trong mã SKU. Trong các trường thông tin của sản phẩm, hãy cân nhắc những thông tin nào là quan trọng nhất và giúp bạn phân biệt được giữa sản phẩm này với các sản phẩm khác thì hãy đưa vào trong mã SKU.

Ngoài ra, nếu không muốn sinh ra những mã SKU dài dằng dặc, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU khi quy ước cách đặt mã. Ví dụ bạn có 9 nhà cung cấp, bạn có thể quy ước mỗi nhà cung cấp là 1 chữ số trong dãy số từ 1 đến 9 thay vì viết tắt chữ cái đầu của tên nhà cung cấp thành 1 mã 2-3 ký tự.

Cách đặt tên mã sản phẩm

4.4. Lưu ý font chữ và ký tự

Trong 1 chuỗi ký tự mã SKU, bạn nên tránh sử dụng các chữ, số dễ gây nhầm lẫn.

Ví dụ: O hay 0 (chữ o viết hoa hay là số 0?); I hay l (chữ i viết hoa hay chữ l viết thường?);…

Nếu như bắt buộc phải dùng những ký tự như thế này bạn có thể quy định chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU, chữ và số được phân cách rõ ràng. Ví dụ: Thay vì đặt mã SKU là BlE019 thì bạn đặt là BLE-019, như vậy bạn sẽ không bị bối rối đó là số hay chữ gì nữa.

Ngoài ra, bạn nên tránh đưa vào mã SKU các ký tự đặc biệt, ví dụ như dấu “/”, “&”, “@”, “#”,... Các ký tự đặc biệt sẽ làm cho người dùng thấy khó hiểu và dễ gây ra các lỗi định dạng khi quản lý bằng phần mềm hoặc bằng file. Bạn cũng không nên bắt đầu mã SKU bằng số 0 vì khi quản lý bằng file excel ví dụ mã SKU là 012345ABC thì phần mềm sẽ đọc là 12345ABC.

4.5. Sử dụng phần mềm để quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU

Tất nhiên, bạn có thể quản lý mã SKU sản phẩm bằng file excel, bằng Google Sheets… nhưng quản lý bằng cách này rất mất thời gian, công sức, dễ bị nhầm lẫn và bạn khó bao quát trong việc quản lý hàng hóa.

Một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp sẽ là giải pháp để bạn quản lý sản phẩm bằng mã SKU hiệu quả. Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn không chỉ quản lý được thông tin sản phẩm bằng mã SKU hoàn toàn tự động mà còn có thể quản lý giá, quản lý tồn kho...

Xem thêm:

• Cách quản lý hàng hóa hiệu quả, chống thất thoát cho chủ shop

• Những lợi ích không thể bỏ qua khi quản lý xuất nhập kho bằng phần mềm