Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chúng ta thường nghe đến và sử dụng Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Đây là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó còn có một loại chứng từ khác cũng được gọi là hóa đơn (Invoice) là Proforma Invoice, thường xuyên xuất hiện trong các giao dịch xuất nhập khẩu hay du lịch, dịch vụ… Vậy Proforma Invoice là gì, được phát hành như thế nào, sử dụng ra sao… Mời bạn đọc cùng tìm hiểu về nội dung này qua bài viết dưới đây.

1. Proforma invoice là gì?

Proforma nghĩa tiếng Anh là “Phù hợp với thể thức quy định”. Invoice nghĩa tiếng Anh là “Hoá đơn”. Như vậy, Proforma Invoice nghĩa là “Hoá đơn phù hợp với thể thức quy định” và được dịch nghĩa tiếng Việt là “Hóa đơn chiếu lệ”. Đây cũng là từ được sử dụng trong các giao dịch kinh tế liên quan tại Việt Nam.

Về hình thức: Proforma Invoice có hình thức như hóa đơn (Invoice). Trên Proforma Invoice cũng có các thông tin cơ bản như hóa đơn (người bán, người mua, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng…), tuy nhiên, các thông tin trên loại hóa đơn này chỉ mang tính chất thông báo về giá cả và đặc điểm của hàng hóa.

Căn cứ vào Proforma Invoice người mua có thể thanh toán một phần cho bên bán căn cứ theo các điều kiện thanh toán ghi nhận tại Proforma Invoice (ví dụ: đặt cọc tiền mua hàng). Tuy nhiên cần lưu ý rằng, Proforma Invoice không phải là chứng từ xác nhận giao dịch chính thức giữa hai bên, không được sử dụng để khai báo hải quan và tính thuế xuất nhập khẩu, không phải là giấy tờ ghi nhận công nợ giữa bên bán và bên mua.

2. Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hay các hoạt động mua bán trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ… không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Hóa đơn chiếu lệ chỉ được phát hành khi có thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Vậy nên cũng không có một quy định nào nói cụ thể thời điểm phát hành hóa đơn này. 

Tuy nhiên, từ đặc điểm Proforma Invoice sử dụng để thông báo về giá cả và đặc điểm của hàng hóa có thể nhận định rằng Proforma Invoice phát hành trong quá trình đàm phán hợp đồng đến trước khi hàng được gửi.

3. Vai trò và nội dung của Proforma Invoice

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ có tính chất thông báo về giá cả và đặc điểm của hàng hóa, được sử dụng để bên mua tham khảo. Hóa đơn chiếu lệ thường có vai trò quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Căn cứ vào hóa đơn chiếu lệ, hai bên sẽ điều chỉnh các nội dung phù hợp và thống nhất để thực hiện hợp đồng. Bởi vậy hóa đơn chiếu lệ được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có và các điều khoản trong hợp đồng sẽ hài hòa lợi ích giữa hai bên.

Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp của hóa đơn chính thức mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Với hóa đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra.

Hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương đối giống với hóa đơn thương mại nên hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) cũng thường có các nội dung thuộc các nhóm sau:

– Nhóm nội dung 1: Số hóa đơn và ngày tháng phát hành hóa đơn. 

– Nhóm nội dung 2: Thông tin về người bán và người mua như tên, địa chỉ, điện thoại, tên quốc gia xuất nhập khẩu.

– Nhóm nội dung 3: Thông tin vận chuyển gồm địa điểm đi, đến, cảng vận chuyển, phương tiện vận chuyển và phương thức vận chuyển.

– Nhóm nội dung 4: Thông tin chi tiết về hàng hóa (chi tiết model, số serial), số lượng, trọng lượng hàng hóa, tổng giá trị hàng hóa và phương thức thanh toán.

– Nhóm nội dung 5: Các phần khác gồm ghi chú thêm, chữ ký và đóng dấu, các điều khoản đàm phán riêng giữa hai bên.

>> Có thể bạn quan tâm: Invoice là gì? Vai trò, chức năng và những Invoice phổ biến nhất

4. So sánh Proforma Invoice và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Proforma Invoice và Commercial Invoice là hai loại giấy tờ được sử dụng trong hoạt động thương mại, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu, có điểm giống và khác nhau như sau:

>> Xem thêm: So sánh hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

5. Đối chiếu với chứng từ kế toán khi mua bán trong nước

Câu hỏi được đặt ra là: (i) Hóa đơn nháp (do bên bán gửi cho bên mua trước khi phát hành chính thức) có giống với Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) không? (ii) Trong các hoạt động mua bán trong nước có loại giấy tờ nào giống như Proforma Invoice không? 

– Về hóa đơn nháp: Thực tế theo quy định của pháp luật thì không có khái niệm hóa đơn nháp, đây chỉ là ngôn từ thường được người làm kế toán sử dụng khi gửi cho bên mua một bản hóa đơn “nháp” có các nội dung giống như hóa đơn chính thức mà bên bán sẽ phát hành cho bên mua. Hiện nay khi sử dụng hóa đơn điện tử thì xuất hiện nhiều hóa đơn “nháp”. Đây là bản hóa đơn chính thức nhưng chưa được ký xác nhận từ bên bán nhằm để bên mua kiểm tra các thông tin ghi trên hóa đơn, giúp cho việc phát hành hóa đơn không bị sai sót, nhầm lẫn chứ không sử dụng để đàm phán điều chỉnh như Proforma Invoice. Do vậy hóa đơn “nháp” không giống với Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ).

– Trong các hoạt động mua bán trong nước, chúng ta thấy có báo giá được sử dụng có nhiều đặc điểm giống như Proforma Invoice trong hoạt động xuất nhập khẩu. Bên bán căn cứ vào đơn đặt hàng của bên mua để gửi báo giá cho bên mua. Báo giá thường có các thông tin của bên bán và bên mua, số lượng, chủng loại, đơn giá, thành tiền các loại hàng hóa bên bán cung cấp. Bên bán và bên mua được điều chỉnh báo giá nhiều lần đến khi thống nhất có thể ký kết hợp đồng mua bán hoặc khi bên mua đồng ý xác nhận báo giá cũng có thể tiến hành được việc mua bán. Tuy nhiên, báo giá chỉ chú trọng vào các thỏa thuận về giá cả, trong khi đó, ngoài giá cả, Proforma Invoice đề cập đến các yếu tố khác cần thống nhất trong giao dịch mua bán như đề cập tại mục 3 ở trên.  

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) là loại giấy tờ được xuất hiện trong một số giao dịch kinh tế, trong đó xuất hiện nhiều nhất và phổ biến nhất là trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy không có tính chất pháp lý cao nhưng Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) vẫn đóng vai trò nhất định trong quá trình đàm phán, thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, giúp cho hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có, bảo đảm hài hòa lợi ích của cả hai bên.

Đối với doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tính giá vốn, quản lý xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, hạch toán đa ngoại tệ… cực kì quan trọng. Để tăng tính chính xác, nhanh chóng, các doanh nghiệp không nên trông chờ quá nhiều vào cách làm việc thủ công của kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS –  có nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho DN xuất nhập khẩu với các tính năng:

• Tính giá vốn cho từng đơn hàng, hợp đồng
• Quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng hợp đồng
• Hạch toán đa ngoại tệ
• Cập nhật tức thời tỷ giá giao dịch thực tế theo đúng tỷ giá công bố của ngân hàng, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu và quy đổi
• Quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tình hình thực hiện của từng hợp đồng
• Theo dõi các khoản chi hộ
• Quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp giảm thiểu thời gian công việc kế toán, nâng cao hiệu suất công việc…. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo ngày phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Lê Kim Tiến